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Notion 功能多卻不知如何用?我推薦 2 堂 《Hahow Notion 課程》—這堂課教我用 PARA 系統整理知識、GTD 處理任務,以及 Agile 打造高專注入口。如果時間有限,也可以選擇另一堂 3 小時快速學會 Notion 。最後也分享我自製的 Notion 儀表板,幫助你也打造專屬的數位工作術
Notion 功能太多,卻不知道怎麼有效應用在日常工作與學習上?這篇文章將分享我參加《Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術》的完整心得,包括筆記架構、任務管理、學習流程與我親手打造的 Notion 模板,希望幫助你建立屬於自己的高效人生管理系統。
2023上半年完成的第一堂課程,是我期待已久的:Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術。
作為從 2020 年就開始使用 Notion 的早期使用者,我很慶幸在進入社會後第一年就認識到這個「人生管理系統」。
職場不像學生時代能照表操課,基本上除了schedule好的會議時間之外,上班時間的工作安排、每日進度,下班後的個人待辦事項管理,都需要一個跨平台、多功能的「人生管理系統」。
在使用 Notion後,我開始有系統地安排每週的時間,逐漸從職涯初期的撞牆期,慢慢掌握人生的節奏。
當初認識這堂課時,原先我是很排斥「花錢上 Notion 課」的,一方面自認自己已經是老手,這堂課是給新手上的;一方面又覺得有什麼新功能看 YouTube 就好,沒必要花錢。
然而在 2020-2023 短短三年間, Notion 功能不斷推陳出新,從關聯資料庫、到近期熱門的 Notion AI,我發現: 別人的Notion upgrade 林林總總,自己的Notion 卻還在「初始化階段」。
看到雷蒙在臉書這幾年持續分享 Notion 課程,把 Notion 玩得爐火純青,也曾在雷蒙的「雷蒙三十」Podcast 中,聽到他如何設計互動性高的線上課程印象深刻。
其中,最讓我印象深刻的,還是雷蒙的這篇【你使用的生產力工具,決定了你與一般人的差距】。其中一句話,說服了我「為何要持續學習生產力工具?」。
下一個時代我認為是「智能時代」,也就是誰最能讓工具盡可能地「主動」替你做事,掌握最多地自動化工作流,就能真正達成「每週工作四小時」的境界。
-Raymond
無論是《原子習慣》、《最有生產力的一年》、《最高生產力工作法》、《高效能人士的七個習慣》還是《人生勝利聖經》這些經典暢銷書中,都不約而同談到了「系統」和「工具」和「升級個人生產力」,對於個人成就的重要性。為什麼我們每一個人一樣都只有 24 小時,有的人就是能做的比較多?除了工作賺錢之外,而且還能上電影院、健身、維繫家庭關係?能用最少的時間換取最大的成就?
因為他們懂得升級自己的生產力,打造屬於自己的系統。
-Raymond
這篇文章,成了壓倒我刷卡最後一根稻草,促使我決定上這堂 「Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術」,看看「中文世界最強的 Notion 線上課」的稱號是否名副其實。
這堂課會一步一步帶你認識 Notion 這個工具。Notion可以幫你更方便地記筆記、整理資料和規劃任務。
官方的課程的大綱分成幾個大主題:
如果是我翻譯成白話文,
簡單來說就是:
先教你Notion的基本功能,像是怎麼排版、怎麼建立資料庫,再來教你怎麼用Notion管理你的知識,像是做筆記、整理課堂學到的東西。
接著學習怎麼安排你的時間,完成功課或每天該做的事,也會教你怎麼和朋友一起用Notion合作做報告,
最後會學習用 Notion 做自己的作品集,記錄和展示你的作品或成就。
我在一個月的時間,精實地完成這堂 Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術。
這是我第一次這麼有效率上完一門線上課程,一方面是這堂課設計的很巧,另一方面也多虧 Hahow 提供多平台 App ,讓我隨時隨地都能學習。
以下逐一分享這堂課對我這個 Notion 老手的三個重要收穫:
一、「PARA 知識管理」- 改變我對資訊整理框架
二、「GTD 任務管理」-生活不再被「緊急不重要」的事主導
三、導入「Agile行動入口」,改造高專注行動入口
在學習這堂「Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術」 的過程中,我尤其對第二單元「 P.A.R.A. 知識管理框架」印象深刻。
PARA 知識管理架構,是一種幫助我們把腦中雜亂資訊變得有條有理的分類法。它就像把房間裡的物品按照「目前正在用的」、「常常會用到的」、「參考資料」和「已經用完暫時收起來」這四種分類分別收納起來。PARA 分別代表四個英文單字:Projects(專案)、Areas(領域)、Resources(資源)、Archives(檔案)。
透過Notion將網上瀏覽過資訊進行系統化管理,讓資訊轉化成知識
概念 | 解釋 | Notion 裡怎麼用? |
---|---|---|
Projects | 現在在進行的任務 | 規劃旅行、寫報告的專案頁面 |
Areas | 持續維護的生活範圍 | 健康、家庭、工作資料庫 |
Resources | 想收藏的好內容 | 書單、課程筆記、文章剪貼 |
Archives | 完成或過期的內容 | 歷史專案、舊資料備份 |
簡單來說:
想像一下你腦袋像是一間圖書館,但現在書都亂放,你找不到需要的資訊。這時 PARA 就像一位圖書館員,幫你按照主題把書整理好,讓你一伸手就能找到所需。
在 Notion 裡,你可以用「資料庫」來建立 PARA 架構。為每個項目設一個資料庫,並加入分類、標籤、時間等欄位,讓你能快速搜尋與更新。
例如你可以建立一個「Resources 資源庫」,用來保存所有看過的文章、影片,並標註它屬於哪個主題。
久而久之,這些零碎資訊會變成你專屬的知識寶庫。透過這個架構,你不只是儲存資訊,而是在為未來的自己打造一套智慧記憶系統。
雖然 P.A.R.A 要完整履行需要花一點時間建構、摸索,但我覺得其中一個概念,是任何人都應該重新思考的資訊流步驟:「所有的資訊都應該經過收集箱」,作為資訊初步篩選,才能讓這個資訊「在對的時間轉化成知識」。
例如最近 AI 話題熱門,Facebook, Twitter 充斥著最新的 AI 發展應用文章,但這些本來是我平常本來用來放空看廢片的「放鬆情境」,卻在不對的時間讀到有料的資訊,沒來得及內化成知識,變得緊張、不可怠慢,形成了「AI焦慮」。
舉例來說,在捷運上滑到一篇 1,000 字 AI 改善工作文章,過去我只有這兩個選擇:
在這裏,Kevin 就教我們使用 Savetonotion/ Notion web clipper/ trove 三種軟體,貫徹 PARA 中收集箱的概念,把看到的文章直接存在 Notion、存在收集箱,讓我打開第 3 個選擇:read-it-later
現在,當我在放鬆瀏覽臉書時,看到不錯的 AI 文章,但不想在「這時候卯起來讀」,便可以使用 Savetonotion 做初步歸類”AI”,並在週末,有時間吸收時一次展開所有 AI 類別中的資訊,內化成個人知識。
這就是我最近解決 AI 焦慮的良方。
畢竟,誰說資訊一定要在接收的當下內化成知識呢?
在建構完知識系統後,我在Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術單元 3-5 中首次聽到了 GTD(Getting Things Done)任務管理法,以及如何運用 TTL 日記法梳理每天的任務,確保所有的工作都得到有效安排,來提升自己的生產力。
GTD,全名是「Getting Things Done」,中文常翻作「把事情做完」法,是一種幫助人清空大腦、有效管理任務的時間管理法。
它就像是你每天面對一堆雜事時的一個「過濾器」,幫助你分清楚哪些事該馬上做、哪些可以晚點做,哪些根本不用做。
我們常常會被那些「看起來很緊急但其實不重要」的事情牽著走,例如:一封突然跳出來的 email、某個不太相關的即時訊息、或是一個臨時想起的小點子。
這些事像是馬路上的喇叭聲,會讓我們不自覺就分心,結果原本要完成的事情反而被耽誤。GTD 就是幫助我們把這些雜訊先「裝進箱子」,等到適合的時候再來處理。
雷蒙有兩個建議讓我非常印象深刻:
從流程圖中也可以看到,如果這個任務 2 分鐘以內可以完成的事就先做,因為這能讓我們獲得立即的成就感,又不會耽誤到主要任務的執行 → 這個觀念也讓我耳目一新。
在 Notion 裡實作 GTD,你可以先建立一個「任務收集箱」的資料庫,所有突然想到的任務、靈感、不確定要不要做的事都先丟進這裡。
每天早上規劃一天的工作時,再回來查看這些任務,判斷哪些真的需要執行。這就像是你先把亂飛的紙張放進抽屜裡,等到要整理時再一張張分類:該馬上處理的立刻做(例如 2 分鐘內可以完成的事)、不重要的就丟掉、還在觀望的就放進「等待清單」。
我非常喜歡「收集箱任務清單」的概念。
雷蒙說:「沒事滑手機的時候,就是該打開搜集箱,看看有哪些待辦任務能夠完成。」妥善利用碎片化時間。
雷蒙推薦直接使用iPhone內建的Reminder 當作「任務收集箱」,因為這開啟速度最快、內容最單純,因此,我也效法在Reminders建立了一個個人的收集箱
利用 Widget 隨時提醒自己:「有空閒能立刻做的事情」。
透過 GTD,你會發現每天真正該做的事情其實不多,但都更重要。而當你有系統地安排這些任務後,你就能遠離焦慮、不再覺得每天都在「忙著不重要的事」。這種管理方式,就像是大腦的導航系統,幫你走向真正重要的目的地。
在單元 5-3 我認識了「情境入口」這個概念,上完 Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術後發現:豐富、美觀、資訊多元的 Notion 不見得好,這反而會讓我們時時處在「大量分心的資訊世界中」
舉例來說,以下是我過去的 Weekly Agenda,沒有所謂的行動、計畫、學習,只有週一到週日要做的事情。
過去在使用這個日程表時,雖然能很「迅速」更新、安排任務,並且在每週之間調度安排,這對我有一個最大的好處是:我很少「遺忘緊急任務」。但這也有一個最大的壞處,就是:我很少「完成重要任務」。
每當遇到新的緊急任務,我往往會讓他直接插隊,讓許多重要任務一週拖著一週,不知不覺就放了好幾個月無法完成。
像是突然看到新的 AI 影片,就想試看看,延宕了原本規劃要上的線上課程;看到一個文章有新想法,就想要當下做(因為怕之後忘記),導致原先預定北海道旅行遊記延後。
延後任務的問題,除了有心理壓力之外,更大的問題在於延宕的任務經常是「重要不緊急」的任務,這些任務由於沒有明確 deadline,因此只是放在日程上當作神主牌提醒自己,卻一再的被「緊急不重要」的任務排擠。
儘管我會列出「每天最重要的三件事」,並且將任務在週一至週日間快速滾動整,但我執行了兩年日程表,感想就是:「想做的緊急事太多、完成的重要事太少。」
直到上了Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術這堂課,我才知道
「為了掌握注意力、專注於當下任務,我們應考慮「行動、計畫、學習」這三種不同的 Notion 情境入口。」
把「行動」獨立出來,並且針對優先順序、付出時間進行規劃。
以此,我將原本的 Weekly Agenda 行動入口改造成 Agile 的行動情境入口
我們都知道人的天性傾向做「緊急」但不見得是重要的事情,有時候我甚至是把任務做完之後,才把他放進 Agenda,讓今天看起來有點產出。但實際上做的不是規劃中的事情,且很有可能就是緊急不重要的事情。哪個任務更值得現在完成.哪個應該丟到 Backlog、避免分心?
在這個行動情境,我在 Notion 中創建了一個專門的待辦事項清單。這個清單包含了所有需要完成的任務,以及它們的截止日期、重要性和進度。此外,我還使用了 Notion 的數據庫功能來篩選和排序任務,我可以隨時掌握最迫切需要完成的事情,提高了我的行動效率。
想要獲得我的模板嗎?使用此連結購買 Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術 課程,再填入 Google 表單,確認無誤後即可收到我每天在使用的【個人儀表板】 Notion模板。
我喜歡雷蒙在課程中提到:「以番茄鐘為單位估算一個任務的大小。」並且不要讓一個任務超過4個番茄鐘,否則這個任務會很難做完。
從上圖中可以看到我有設一個綠圓框的作為 Story points 估算,最小的 Story point 我是抓 0.5 小時,也就是一個正常番茄鐘的時長,並將大部分的 Story 都被細拆成 1 小時,這讓我更有動力去開啟。
這讓我知道這大概會花多久時間,啟動摩擦力更低。
尤其在平日下班時,我可能無法面對一個 Story point = 2 (2 小時)的長文寫作,但願意欣然執行一個 Story point = 0.5 的每日心情貼文,並把 Story point 較大的任務留到週末。
對我來說,「Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術」這堂課最直接的乾貨就是:
除此之外,我也再次開始寫日記的習慣,使用課程的 TTL 日記法 (Task -任務 、Thank- 感激、Learn- 學習 ),讓我轉換寫日記的思維,原本在 2021 年荒廢的九宮格日記,又有了重新開啟的契機。
在單元「如何有效使用 Notion 團隊協作溝通」,這也是遠距工作者的一大補帖,讓我進一步想像未來創立個人公司時,能如何跟夥伴用這套系統協同工作。
其他還有許多 Notion 進階應用陸續解鎖,包括 Notion API、Notion Wiki、手機版 Notion 、Notion AI使用心法等,因為篇幅關係沒有列在心得之中,但可以從公告中看得出教學團隊有持續與時俱進,平均每個月都會有2-3篇新增公告,讓報名學員可以追蹤最新的 Notion 應用技術。
此外,這堂課 Kevin 與雷蒙也有開設臉書社團,讓學員們之間有更多交流、刺激,除了學習不孤單之外,也會有正向的同儕壓力讓你做出更好的作業、吸收得更扎實。
我從 2020 開始使用 Notion,使用三年自認為是老手,卻仍然從課堂中收穫滿滿。
這就好比我們每天都騎腳踏車,騎了多年也不覺得自己需要學「騎腳踏車技巧」,但這堂課就像是教我如何腳踏車鐵鍊上油、打氣換輪胎,
讓我每天在做的事都再更效率了那麼1% ,長時間複利效應下便省下可觀的時間,每天更有效率地管理人生系統。
作為一個使用 Notion 多年的人,我也對 Kevin 課程中的提到的「使用 Notion 三個階段」感到很有共鳴:
我在這兩個階段卡了 2 年之久,也很慶幸最後透過這一堂課終於到了第三階段「打造真正符合自己的 Notion 管理系統」。
這堂課不像一般的工具教學影片只有匠氣(其實工具複製貼上、怎麼做都是網路免費資源很好找的),而是在使用工具的過程中,融入正確的筆記思維、打造適合自己的任務管理系統。
當有一個全新可以取代 Notion 的管理系統出世時,也許有新的工具又要重學,但這堂課教授我的任務管理思維能一直帶著走。
上完課後,雷蒙說過一句話讓我非常有共鳴:「如果上完這堂課你還認為 Notion 只是一個筆記軟體,那請你千萬別說你上過這堂課」,Notion 跟我過取曾使用過的 Google Keep, Notability、Evernote、Onenote 的筆記軟體都不一樣(事實上這些軟體我已經很少使用),Notion更像是一個個人助理、是當代人必備的隨身「人生管理系統」。
因此,不論你是還沒註冊過Notion的新手,還是已經使用多年的老手,都相信「Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術」這堂課讓你 Notion 技巧、筆記思維大幅躍進。
Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術 這堂課在 Hahow 上大獲好評,現在已經是精選課程中的頭號課程,最近也有過漲價記錄,有心想要學好 Notion 的朋友最好趁早入手!
想要獲得我的模板嗎?使用此連結購買 Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術 課程,再填入 Google 表單,確認無誤後即可免費收到我每天在使用的【個人儀表板】 Notion模板。
如果上述 12 小時的 Notion 課程對你來說太長,你需要短時間內快速學習 Notion 課程,
推薦你 2025 年雷蒙新上線的一堂課: Notion 最新中文課:3 小時快速上手!打造個人數位工作站
這堂課的大綱分為三個階段,教你怎麼快速學會用Notion,打造自己的數位工作站:
整體來說更輕量,適合時間有限、需要快速上手 Notion 課程的人,只需要 3 小時就能完成。
與 Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術 差異如下:
課程比較 | Notion 最新中文課:3 小時快速上手!打造個人數位工作站 | Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術 |
---|---|---|
1. 課程時長 | 約3小時短期課程,重點快速學習 | 課程總長 12 小時,適合深入學習和長期應用 |
2. 課程架構 | 三階段快速入門:筆記頁面→資料庫→技巧補充 | 五個主題:入門、知識管理、時間管理、團隊協作與個人作品集,另有大量進階技巧教學 |
3. 適合對象 | 初學者、希望快速上手的人 | 希望深入全面學習 Notion 各種應用情境的人 |
4. 進階內容 | 較少,但有基本的進階技巧,例如Notion API、公式和同步區塊 | 更多元且深入的進階技巧、完整的系統建置與應用方法 |
5. 價格 (2025 最後更新) | $1,980 | $3,380 |
我目前公開分享的三個 Notion 模板範本:
我都有做年度回顧的習慣。 2021-2022都是使用Tim Ferriss的的PYR(Past year review)- 以達成快樂為目標:
回憶過去一年最快樂以及最負面的20%事件,並且在來年加以主動計劃、避免。
執行起來大約要花1小時,但能細細品嚐過去一年的酸甜苦辣,務實的找出自己生活快樂的源頭。
2024 Miula 分享了他的年度復盤模板,也是採用二分法(好/不好)來檢討「工作、個人成長、家庭關係、健康、財務」五個面向,架構蠻清晰易懂
於是我結合了這兩個年度回顧的特點:保留PYR的回顧形式,引入M大的架構,設計了一個新的年度回顧Notion模板
取得方式:
適合誰購買?
內容有什麼?
我將書中的精華設計成可執行的行動指南,包括
取得方式: Portaly 購買
取得方式:
還想知道我其他的 Notion 模板?
歡迎逛逛 Portaly ,我最新上架的模板都在這裡:https://portaly.cc/freeshiuan
很多人都問我:我是如何在一個月內上完這堂總時長690分鐘的課程?
我的答案是:善用破碎時間
過去在使用 Hahow 時,最大的缺點就是沒有 App,所以當時我還是傳統地「用電腦上課」,那時我上一堂課也要花2-3個月。然而在過去 2 年間 Hahow 也持續優化產品,推出了手機版、iPad 版,讓我能善用碎片化時間,隨時隨地提升自己。
以前我通勤時都只是拿來看 YouTube,看些沒什麼營養的內容,現在我同樣是看影片,只是 App 變成了 Hahow,而知識含量更是翻倍。
除了捷運、公車通勤這種眼睛可以盯著螢幕的碎片時間外,我也會依據課程內容,把 Hahow 當 Podcast 聽,善用做家事、運動、行走中等「不方便拿出螢幕」的碎片時間。以這堂課為例,課程內容主要分為「筆記心法」建構與「Notion 實務操作」,其中「筆記心法」的章節可以當 podcast,可以善用碎片化時間聽;而「Notion 實作」的章節就比較適合在有電腦時邊學習邊操作,通常下班有空、週末時,我會用電腦把實作演練的部分一次完成
Hahow 最大的好處就是跨平台都有 APP,特別是連 iPad 都已經有專屬的 Hahow APP,能讓我提前下載影片檔,避免通勤時收訊不好的情況。我個人特別喜歡在通勤時,一邊看 iPad 上課,聽到好點子搭配手機「用 Notion 做 Notion 課程筆記」,完美善用零碎時間自主學習。(可惜現在離線的上課進度不會同步,希望 Hahow 能盡快修正 bug)
此外,像我聽慣 Podcast 2 倍速後,也不用擔心線上課程語速太慢,Hahow 的 App 跟使用 Podcast/ YouTube 一樣貼心,想 0.5 倍速播放或 2 倍速觀看隨你喜好。
以前線上課程都要抓 3-6 個月才能完成,總覺得一定要在最有精神、配備最齊全的時候才能上課,現在我通勤用手機、回家用電腦,善用碎片時間提升自我,Hahow 多平台的 APP 大大加快我的完課效率,最終我只花一個月的時間就完成課程。
我之後也會密切關注 Hahow 的其他課程,尤其是最近發現精選課程都很吸引人,最近也準備把「產品數據課」重新上完。
2024年初 Hahow 也推出 2025 線上學習節
有考慮購課的朋友,這絕對是最好的下手時機!
我未來會持續分享有料的線上課程心得,如果你喜歡我的文章,邀請請你訂閱我的電子報,每周日免費獲得我更多精選內容,讓我們一起打造自由人生。